書類DX

DX対象書類の『見える化』

DXコンサルタントが主導し、『書類の棚卸』を実施します。

棚卸により保存不要な書類の『断捨離』や電子化・電子保存の最適なツール選定が可能となります。

会社の中の書類は大きく分けて『法令で保存が義務付けられているもの』とそうでないものがあります。棚卸を行う際に一番分かりにくい部分ですが、DXコンサルタントに任せてしまえば心配ありません。

まずは細かい分類をせずに書類の一覧を部署ごとに作成します。このリスト化作業は会社の中の人しかできませんが、どんな書類が対象となるかについては事前にコンサルタントから丁寧に説明します。

リスト化作業は会社内の主要な部署から参加していただき、全部門の書類を抜け漏れのないようにリストアップします。

その上で、段階を追って保存すべき書類を『見える化』していきます。

上から順に：
①書類棚卸（コンサルタント主導のもと全員で）
②法令チェック（コンサルタントへお任せ）
③断捨離（関係者にて検討）
④保存すべき書類の決定

左から順に：
①説明会でコンサルタントから対象書類の説明
②各部署によるシート記入
③コンサルタントによる分析
④フィルタリング（取捨選択による断捨離）
⑤DX対象書類の選定

対象書類が決まったらデジタル化のツールを検討しましょう。