A-3.DXのメリット『スペース削減』

紙の書類がデジタルデータに変わってくると、書類の保管スペースが削減できます。あなたの会社で書類保管に使っているキャビネットはいくつありますか？

両開きタイプの一般的なオフィスキャビネットの場合、横幅約90cm x 奥行45cm程度かと思います。占有スペースということでいえば、扉が開かないと中の書類（またはバインダーや段ボール）を取り出せませんので、キャビネットの前はフリースペースである必要があります。とすると、90cm x 90cm程度（畳半分）を占有するので、キャビネット2つでタタミ1帖、4つで1坪に相当することになります。

経営者の方々ならピンと来るはずで、オフィス賃料の1坪相当分を書類保管だけの目的で占有しているということになりますよね。坪単価2万円なら年間24万円。キャビネットに収容した書類って、1年に何回取り出すでしょうか。期の変わり目に段ボールに移されてそのまま倉庫に行くケースもあるでしょう。空になったキャビネットにはまた次の年度の書類が・・。

社外の営業倉庫ですと保管費用が請求書として目に見える形で発生しますが、事務所内の倉庫スペースであっても上記の通り家賃のかかることにおいては同じかと思います。

紙の書類を減らした分でオフィスにカフェスペースを作ったりするのが今どきかもしれません。DXを進めることで実現可能なことですので、是非ご検討いただければと思います。